5 lucruri pe care trebuie sa le stim despre intalnirile cu protocol

5  lucruri pe care trebuie sa le  stim despre intalnirile cu protocol
Comments Off on 5 lucruri pe care trebuie sa le stim despre intalnirile cu protocol, 03/04/2016, by , in Lifestyle

Cand suntem invitati la intalniri care necesita protocol,  este bine  sa cunoastem notiunile si termenii de baza. Atat prima impresie cat si relationarea ulterioara cu gazda si ceilalti invitati sunt foarte importante, astfel ca este bine sa ne simtim in largul nostru. Sa trecem in revista cinci lucruri importante pe care trebuie sa le stim despre intalnirile care solicita protocol.

Tinuta vestimentara

In general tinuta de zi pentru un eveniment de business sau oficial  este  costum gri inchis iar cea de seara albastru inchis. De aceea tinutele de cocktail – in general in jurul orei 17 – pot si mai deschise iar pentru doamne un business mai  lejer. Cele de receptie – in general dupa ora 18-19 – este necesar sa fie mai inchise si mai elegante in cazul doamenlor.Nu uitati ca atat cocktailul, cat si “vin d’honneur” sau receptia sunt evenimente care au loc in picioare si trebuie sa fim foarte atenti  la impresia de ansamblu pe care o facem celor din jur.

Tinuta “black tie” se poate folosi doar dupa ora 18 si in general este solicitata in mod expres de organizatorii evenimentului. Niciodata sa nu confundati tinuta black tie cu  aceea de costum si cravata neagra ! Black tie inseamna smoking cu papion negru de matase. In general smokingul are si brau, camasa pentru papion este speciala iar pantofii sunt negri de lac. In unele cazuri in loc de papion negru se accepta si esarfa in stil  aristocratic in jurul gatului.

Tinuta “white tie” este mai pretentioasa si inseamna frac,  iar papionul este din matase alba. Pantofii tot negri de lac.

Sfertul academic

Daca dorim sa fim intampinati chiar de gazda este bine sa ajungem in primul sfert de ora. In mod normal gazda va astepta invitatii timp de un sfert de ora la intrare pentru a ii primi personal, apoi  primirea va fi preluata de catre un reprezentant al acesteia.

Receptie sau dineu?

Receptia are loc in picioare, este generata in principal de un eveniment tematic si are rol de socializare. Impreuna cu variantele sale – cocktail sau vin d’honneur, receptia poate incepe cu un discurs al gazdei si este urmata de un alt discurs al celui in cinstea caruia se tine receptia. Daca in cazul cocktailului si vin d’honneur nu se serveste mancare, la receptie exista un bufet suedez, de unde fiecare se serveste.

Dineul implica asezarea la masa, este mult mai selectiv  iar numarul de persoane nu depaseste 20. De aceea toata lumea interactioneaza iar alegerea invitatilor trebuie facuta cu grija. Pentru un dineu invitatiile se primesc cu 30 de zile inainte – sau 90 de zile daca este vorba despre un eveniment international – si este foarte important sa confirmati, asa cum se cere si prin acronimul RSVP. Daca nu veti raspunde invitatiei, cu zece zile inainte de eveniment in locul dumneavoastra va fi invitata alta persoana pentru ca locul la masa sa nu fie lasat liber. Daca in cazul receptiei invitatia este in general pentru o persoana, la un dineu sunteti invitati cu doamna/domnul, invitatiile sunt in cuplu. Nu intarziati la dineu pentru ca veti pune organizatorul intr-o situatie foarte neplacuta, pentru ca el trebuie sa umple scaunele goale lasate de dumneavoastra.

Precaderea

Precaderea inseamna ordinea in care sunt asezati sau prezentati invitatii. Exista reglementari clare atat in diplomatie cat si la nivelul institutiilor statelor sau internationale, asa ca asteptati sa vi se spuna unde sa va asezati si nu schimbati locurile cu alte personae, pentru ca asezarea nu este aleatorie. In sistemul englez gazda sta in capul mesei iar in cel francez la mijlocul mesei lungi. In fata gazdei sta sotia/sotul si in dreapta acesteia/acestuia este asezat invitatul cel mai important.

La dineuri se incepe cu un toast la care invitatul cel mai important trebuie sa raspunda. Daca este o intalnire internationala, textele celor doua toasturi ar trebui sa se afle pe masa in dreptul fiecarui invitat. Gazda incepe prima masa si pe urma invitatii. Similar, cand gazda se ridica la final inseamna ca dineul a luat sfarsit. In cazul “garden party”-urilor – organizate in general de casele regale in intervalul orar  16-18 pentru cei considerati merituosi – regele sau regina se retrag in jurul orei 18 dar invitatii mai pot ramane aproximativ o ora.

Modul de servire

In general la receptii se foloseste  bufetul  suedez si toata lumea se serveste singura. Nu uitati ca scopul receptiei este de socializare si networking si nu de a lua masa. Pentru ca receptiile au loc in general in jurul orei 19, se serveste si mancare considerandu-se ca invitatii vin dupa o zi in care nu au apucat sa serveasca masa  de seara.

Sistemul de servire “a la russe”   inseamna ca se aseaza pe masa cate un fel de mancare pentru a nu se aglomera masa. Dupa ce se serveste un anumit fel se strange tot si se trece la urmatorul. Trebuie sa tineti pasul cu ceilalti si cu ritmul impus de gazda pentru a nu incurca pe toata lumea.

Sistemul francez este diferit. Aici totul se aseaza pe masa de la inceput si fiecare se descurca in ritmul sau.

Este important sa tinem cont de toate aceste notiuni de baza pentru a lasa o impresie buna. Vom reveni si asupra altor elemente ale intalnirilor de protocol in articolele viitoare.

 

About Business life